Planowanie podróży służbowej za granicę to nie tylko rezerwacja biletów, hoteli oraz organizacja spotkań, ale również pewne obowiązki finansowe i podatkowe, zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Jednym z istotnych elementów, którym trzeba się przyjrzeć, są diety zagraniczne – te bowiem przeznaczone są na pokrycie kosztów pobytu i żywienia podczas wyjazdów. Poniższy artykuł zawiera kompleksowy przewodnik po tym, jak obliczyć i rozliczyć diety zagraniczne krok po kroku, aby zadbać o finanse oraz spełnić wszystkie obowiązujące przepisy.
Krok 1: Sprawdź stawki diet zagranicznych
Poruszając temat, jak obliczyć dietę zagraniczną, warto zacząć od sprawdzenia stawek dla poszczególnych krajów, do których się wybierasz. Stawki diet zagranicznych są innych dla poszczególnych krajów, ponieważ różnią się one między sobą kosztami życia. W Polsce stawki te ustalane są przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej i możemy je znaleźć na ich stronie internetowej.
Krok 2: Przygotuj dane o sobie i wyjeździe
By prawidłowo rozliczyć diety zagraniczne, przygotuj wszystkie niezbędne informacje i dane o swoim wyjeździe służbowym. Potrzebujesz m.in. daty i godziny wyjazdu z Polski, daty i godziny powrotu do Polski, kraju (krajów) do którego się wybierasz oraz ilości dni spędzonych za granicą.
Krok 3: Oblicz ilość dni spędzonych za granicą
Istotnym elementem tego jak obliczyć diety zagraniczne jest obrliczenie ilości dni spędzonych zagranicą. Liczyć je należy od dnia wyjazdu do dnia powrotu, uwzględniając również te dni, w które podróżowałeś do i z miejsca wyjazdu.
Krok 4: Przypisz stawki diet do dni wyjazdu
Teraz, aby obliczyć dietę zagraniczną, przypisz stawki diet, o których mówiliśmy w kroku 1, do każdego dnia swojego wyjazdu służbowego. Należy pamiętać, że dla pierwszego i ostatniego dnia wyjazdu, przysługuje tylko 75% pełnej stawki diety.
Krok 5: Oblicz łączną kwotę diety zagranicznej
Mając obliczone stawki dla każdego dnia wyjazdu, czas na obliczenie diety zagranicznej. Wykonaj sumowanie przysługujących Ci stawek diet z każdego dnia wyjazdu, a otrzymasz łączną wartość diety za cały wyjazd służbowy.
Krok 6: Uwzględnij wszelkie koszty pokryte przez firmę lub organizatora
Czasami niektóre koszty są pokrywane przez pracodawcę lub organizatora wyjazdu służbowego, takie jak np. wyżywienie, zakwaterowanie czy też bilety na transport. Jeżeli zostało to uwzględnione, to wówczas trzeba odliczyć dietę zagraniczną o te wartości.
Krok 7: Uzyskaj potwierdzenie rozliczenia diety zagranicznej
Po zakończeniu obliczeń warto sprawdzić, czy przeprowadzone rozliczenie diety zagranicznej jest prawidłowe. Warto przekazać swoje obliczenia oraz wszelkie dowody kosztów służbowych swojemu księgowemu lub działowi HR, aby potwierdzili ich poprawność.
Krok 8: Przechowuj wszystkie dokumenty
Ostatnim, ale nie mniej ważnym elementem procesu rozliczania diet zagranicznych, jest przechowywanie wszystkich niezbędnych dokumentów, takich jak faktury, rachunki, bilety czy potwierdzenia zapłat. Mogą one być później przydatne przy ewentualnym sprawdzeniu lub kontroli.
Teraz już wiesz, jak obliczyć i rozliczyć diety zagraniczne krok po kroku. Przy zachowaniu wymienionych wyżej zasad oraz odpowiedniej dbałości o finanse i obowiązujące przepisy, możesz być spokojny o właściwe rozliczenie diety zagranicznej w trakcie swoich podróży służbowych.
Wskazówki dotyczące obliczania i rozliczania diet zagranicznych
Poruszając temat obliczania i rozliczania diet zagranicznych, warto wiedzieć jak postępować zgodnie z obowiązującymi przepisami. Poniżej przedstawiamy najważniejsze kwestie.
- Zacznij od sprawdzenia stawek diet zagranicznych dla poszczególnych krajów.
- Przygotuj wszystkie niezbędne informacje i dane dotyczące wyjazdu służbowego.
- Oblicz ilość dni spędzonych za granicą, uwzględniając dni wyjazdu i powrotu.
- Przypisz stawki diet dla każdego dnia wyjazdu, pamiętając o obniżeniu na początku i końcu podróży (75% stawki).
- Oblicz łączną kwotę diety zagranicznej, sumując przysługujące stawki z każdego dnia wyjazdu.
- Uwzględnij wszelkie koszty pokryte przez firmę lub organizatora wyjazdu służbowego. Jeżeli takie koszty wystąpiły, niezbędne będzie odliczenie diety zagranicznej o te wartości.
- Zatwierdź swoje rozliczenie diety zagranicznej u działu HR lub księgowego, aby potwierdzić poprawność obliczeń.
- Przechowuj wszystkie dokumenty związane z podróżą służbową.
Przy zachowaniu powyższych zasad oraz odpowiedniej dbałości o finanse i przepisy, możemy być spokojni o właściwe rozliczanie diet zagranicznych.